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Come scegliere un software gestionale per la cantina: la tecnologia 6 motivi per scegliere LookOut

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La scelta di un software gestionale dipende da tanti fattori, non ultimo la tecnologia con cui è stato sviluppato. Vediamo insieme 6 caratteristiche tecnologiche che contraddistinguono LookOut.

Database unico

LookOut è dotato di un unico database, e tutte le applicazioni insistono e collaborano all’alimentazione dello stesso. Quella di utilizzare un unico database è stata una scelta architetturale sin dall’inizio, e sullo stesso database sono rilevabili dati relativi ad ogni unità operativa aziendale. Elemento chiave di tale sviluppo sono stati la realizzazione di un impianto contabile nuovo ed orientato a gestire sin dall’inizio le problematiche “vino” nonché la forte integrazione tra i settori contabili di magazzino e commerciali. Inoltre, la ricezione delle richieste da parte dell’utenza sin dall’inizio dello sviluppo hanno risolto il grave problema della proliferazione di fogli Excel a livello aziendale. LookOut è dotato di tutti i report necessari e sufficienti alla gestione, soprattutto a livello statistico, e tale reportistica è anche l’elemento chiave per la validazione di fogli di calcolo comunque realizzati in azienda.
L’applicazione che al meglio spiega il livello di integrazione è Conferimenti.
In un solo passaggio – all’ingresso dell’uva – viene effettuato un movimento di magazzino, viene caricata l’uva nel registro di vinificazione ed effettuate le operazioni di carico e scarico (deraspatura) come da disciplinare, viene elaborato il prezzo uva in base alla qualità, viene assegnato il lotto di tracciabilità e, cosa importante, viene aperto il debito nei confronti del socio o del fornitore. Nessuna applicazione sul mercato fa in un solo “colpo” tutte queste cose, facendo risparmiare tempo, evitando errori. Inoltre, nella distinta base del prodotto risulta già dal primo momento il valore (standard o effettivo portato a standard) dell’uva, e questo permette immediatamente di lavorare sui costi industriali ed elaborare il costo del venduto che poi servirà alla rete di vendita per elaborare nuovi prezzi di listino.

Database unico multi società

In LookOut non esiste un database per ogni singola società gestita. Il database è unico, partizionato in forma logica con un codice società, in modo tale che appena una struttura viene modificata, questa modifica appare visibile immediatamente a tutta l’utenza del sistema. Inoltre è possibile, su richiesta, condividere dati su tabelle comuni. I vantaggi di questa soluzione sono enormi, innanzi tutto perché i tempi assistenza relativi ad un aggiornamento (si pensi ad un cambio normativo) sono immediati per tutte le aziende di un gruppo; infatti, non è raro trovare aziende con più ragioni sociali (agricola, produzione, commercio) e in tal caso dovrebbero essere aggiornati tre database e tre gruppi di applicazioni. In tal caso un’unica operazione di aggiornamento è sufficiente. Inoltre, la compresenza di dati di più aziende in un’unica tabella permette di realizzare molto velocemente personalizzazioni relativi ad automatismi (es. bolla di uscita che diventa bolla di entrata) e che nel caso di database differenti soffrirebbe comunque di problemi di sincronismo. Inoltre, è più facile elaborare report e situazioni contabili di gruppo, per gli stessi motivi appena descritti.
Infine, tale caratteristica rende più facile l’eventuale posizionamento delle applicazioni su di una macchina (fisica o virtuale) ospitata presso un provider.
La sicurezza e la non visibilità dei dati tra utenti di aziende diverse è comunque garantita dal menu di autenticazione; ogni sessione “loggata” eredita delle variabili di ambiente che vengono mantenute fino all’uscita dal sistema e che sono il principio di ogni selezione di dati (si può vedere in figura un campo “soc”, in una stored procedure che appunto è alla base di tale funzionamento).

Copertura delle necessità applicative di una cantina, sia vinicole che produttive che commerciali

La caratteristica essenziale di un ERP è disporre del numero maggiore possibile di applicazioni che coprano il più largo raggio di unità operative aziendali.
In LookOut non vi è un reparto operativo che non sia stato informatizzato, dalla campagna alla produzione, fino ad arrivare al controllo di gestione e le integrazioni con altri sistemi telematici (dogane, istituti di controllo, agenzia delle entrate).
Per scelta commerciale e operativa, non sono stati sviluppati – e non lo saranno – sistemi di elaborazione buste paga e sistemi per la produzione e invio di dichiarazioni dei redditi.

Velocità di elaborazione

Come è noto molti sistemi gestionali, anche diffusi nel mercato, soffrono di lentezza di Velocità di elaborazionefunzionamento quando più utenti accedono al sistema. I motivi di questo rallentamento generalmente sono:

  • Affollamento del traffico di rete
  • Ulteriore affollamento dato dall’esecuzione delle applicazioni dal server (se posizionate su tabelle condivise di un server);
  • Apertura di molte sessioni di database (il client e il server si mettono in reciproco listening) e conseguentemente elevato overhead di memoria “sprecato” dal database;
  • Elaborazione della reportistica delegata al client, con continuo fetching di dati e relativo traffico;
  • Progressivo rallentamento della piattaforma client – sempre se delegata alla funzione di reporting – data la sempre maggiore presenza di dati sul server.

LookOut supera tali limiti grazie ad alcune caratteristiche essenziali, e cioè:

  • La localizzazione delle applicazioni eseguibili direttamente sui client;
  • Il vasto uso di stored procedures da parte del team di sviluppo.

Nel primo caso, viene completamente eliminato il traffico di rete tra server e client nel momento dell’avvio delle applicazioni. E nel caso di molti utenti può trattarsi di diverse centinaia di megabyte ogni ora.
Nel secondo caso, il fatto che si faccia un uso intensivo di di stored procedures limita enormemente il traffico tra server e client; un tabulato di costi industriali elaborato lato client potrebbe generare un traffico di decine di megabyte, nel caso di LookOut il traffico si riduce a pochi kbyte.
Inoltre, quando SQL Server “percepisce” che alcune procedure sono spesso utilizzate da molti utenti, questi aggiorna continuamente le statistiche interne di acceso, posiziona i dati su aree privilegiate di device e abilita cache di sistema per il veloce completamento delle operazioni. In altre parole, visto che LookOut è sviluppato quasi interamente su stored procedures, è un sistema che più viene utilizzato, maggiori sono le performance.
Infine è utile sottolineare che SQL Server sfrutta al meglio le potenzialità della piattaforma server, potendone utilizzare anche tutti i core contemporaneamente, lo stesso non è facilmente fattibile se le elaborazioni vengono fatte a livello client (sarebbe necessaria, ad esempio, una piattaforma Win64, tagliando le postazioni esistenti di tipo Win32).
L’overhead è risolto dal fatto che LookOut disconnette continuamente le connessioni. Generalmente la piattaforma proposta a livello server da LookOut può servire un numero di postazioni doppio di quelle iniziali.

High Availability

L’alta disponibilità del sistema va ovviamente garantita dal sistema operativo. Inoltre LookOut dà il suo contributo:

  • Posizionando gli eseguibili sul client e non sul server, in modo tale che non è necessario fare uscire tutti gli utenti dal sistema per effettuare un aggiornamento;
  • Chiudendo continuamente le connessioni; in tal modo vengono minimizzate (pressoché annullate) situazioni di deadlock ed è inoltre possibile modificare tabelle e procedure sul server di produzione – quello utilizzato dagli utenti – da parte del team di LookOut senza che debbano essere interrotte le attività operative.

Sistema ticket

Il software è in grado di inviare direttamente al sistema di ticket (catalogazione delle richieste di assistenza) il quesito/richiesta/segnalazione anomalia, insieme a una serie di informazioni sullo stato del PC in modo tale che chi eroga l’assistenza è immediatamente in grado di comprendere lo stato del PC sul quale è necessario intervenire, il tutto allo scopo, ancora una volta, di intervenire il più velocemente sul problema. L’assistenza è erogata tramite apposito contratto “a forfait” e non è previsto un limite di chiamate di intervento on line.
Il sistema di ticket è stato sviluppato dallo stesso team LookOut ed è fruibile esclusivamente, via web, agli utenti registrati. Inoltre, dal sistema web è possibile scaricare applicazioni, setup e utilities dedicate all’assistenza del software.
Esiste anche la versione mobile del forum di assistenza.

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