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Come, quando (e perché) cambiare gestionale in cantina 10 regole per non fare troppi errori

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Nella ormai lunga carriera di implementazione di ERP nelle cantine e nelle industrie del vino, solo raramente LookOut è stata attrice di una prima informatizzazione aziendale. Nella quasi totalità dei casi, invece, ci si è trovati a sostituire piattaforme informatiche preesistenti, come ci è capitato ad esempio recentemente presso la Megale Hellas di San Pietro Vernotico in provincia di Brindisi. Azienda specializzata nella produzione di sfuso, con un ammasso di oltre 250mila quintali di uva, la Megale aveva in uso uno dei tanti software che girano per lo stivale (nel caso specifico, Essenzia di Apra Informatica) ma come spesso accade, non era soddisfatta. Da semplici funzionalità all’epoca non previste (ad esempio la stampa dei modelli F1, relativi alle dichiarazioni delle raccolte uve) fino ad arrivare alla totale assenza di gestione di scale sconti e promozioni o costi industriali integrati nel sistema, è venuta fuori l’esigenza di cambiare.
Simona Gravili, responsabile di vendemmia in Megale, ci ha recentemente dichiarato:

devo dire che il vostro sistema di gestione della vendemmia è molto più semplice ed immediato, nel sistema precedente ero addirittura impossibilitata a fare un copia e incolla

Indipendentemente dalle specifiche funzionalità più o meno presenti, il passaggio ad un nuovo software per cantine avviene per diversi motivi:

  • Rigidità ed impossibilità di personalizzazioni
  • Personalizzazioni delegate a dealers locali non esperti della materia
  • Tecnologie di sviluppo un po’ antiquate e lentezza nel funzionamento
  • Insoddisfazione relativamente all’assistenza
  • Proliferazione di fogli excel per sopperire ad applicazioni e reports mancanti

Quando veniamo invitati a fare degli interventi presso i vari master che vi sono in Italia (il 3 luglio andremo a fare un intervento al Master CUOA di Vicenza, il più importante Master in Gestione delle Aziende Vinicole che si tiene in Italia) sono diversi i suggerimenti che do affinché la scelta sia oculata e commisurata alle esigenze specifiche, nonché tecnicamente valida.

Regola n.1 – Non credere alle apparenze

Tutti noi informatici siamo sovrabbondanti di informazioni quando si tratta di stampare brochure. Ma le applicazioni? Le schermate? Perché non vengono mai riportate, se non con alcune foto sfocate che non fanno comprendere nulla? Alcuni softwaristi dicono che è per non dare suggerimenti ai concorrenti, a noi sembra, sotto sotto, che la verità è la totale assenza o il semplice abbozzo di applicazioni presenti nel sistema, giusto per poter rispondere “abbiamo qualcosa”. Il sito web di LookOut è l’unico in italia , a livello di piattaforma gestionale, che in stile anglosassone mostra tutte le schermate e le stampe del sistema, senza timore di essere copiati. La regola quindi deve essere: “fatemi vedere le applicazioni, fatemele vedere tutte e ditemi chi le usa”. Una demo del nostro prodotto dura circa 4 giornate, per veder tutto!

Regola n.2 – Non credere (troppo) alle referenze

È importante sapere chi utilizza il software che stiamo pensando di acquistare. Bisogna quindi individuare le aziende similari e provare ad intervistarle per conoscerne il grado di soddisfazione. Bisogna anche ascoltare le critiche e soprattutto farne una giusta media poiché l’utente scontento si trova sempre. Ma soprattutto bisogna chiedere se il prodotto è utilizzato in tutti i suoi moduli acquistati. Abbiamo visto multinazionali che hanno acquistato ERP mastodontici e poi si fanno l’Enasarco a mano o le promozioni con Excel.

Regola n.3 – Cambiare non è un dramma

Girano falsi miti su quanto sia complicato cambiare gestionale. Quello che spesso sentiamo sono frasi quali “ormai sono tanti anni”, oppure “chi li sente i miei dipendenti”, o come ci disse un presidente di una importante cantina sociale “non fatemi litigare con gli altri”. Inoltre, sembra che vi debba essere una data specifica per cambiare, e i falsi miti in tal caso sono “prima della vendemmia”, oppure “a gennaio”. Non è così. Abbiamo sostituito software al primo di maggio o al 5 di ottobre, basta riportare i saldi e i numeratori del bollato, nonché i numeratori del registro IVA. Inoltre, anche l’import dati è un falso mito, e sebbene in alcuni casi ci è stato richiesto di importare tutto, compresi i movimenti contabili, la verità è che il cambio del gestionale è un’occasione per ripulirli, questi dati, e riorganizzarli per una gestione più efficiente.

Regola n.4 – La tecnologia non è un optional
aggiornamento software

LookOut è stato sviluppato secondo le ultime tecnologie allo scopo, oltre che essere altamente performante nelle procedure statistiche, di potere essere aggiornato velocemente e senza che ciò comporti blocchi (uscita dalle postazioni di lavoro) durante la normale attività giornaliera. Infatti grazie alla tecnologia BITS di Microsoft, LookOut propone all’utente – come in Windows – di aggiornare il software quando si vuole (es: prima di spegnere il computer) senza bisogno di fermarsi per permettere l’aggiornamento della propria o di altre postazioni; inoltre, LookOut è realmente sviluppato in tecnologia client-server, e gran parte delle procedure sono eseguite a livello server tramite stored procedures: ne consegue che i momenti in cui sarà necessario aggiornare gli eseguibili nei PC saranno rarissimi durante il funzionamento a regime.

Regola n.5 – Mettere sullo stesso piano la multinazionale e la piccola software house. E quando vi chiedono di ricomprare il software, ribellatevi

Vi consiglio la lettura di questo vecchio (ma ancora valido) documento che il gruppo Gartner scrisse per la pubblica amministrazione italiana. Cosa dice in sintesi questo documento? Che quando si compra un pacchetto, si avrà un pacchetto, e non bisogna nutrire false speranze in chissà quali promesse di personalizzazioni. La software house piccola non avrà 60 dipendenti, ma alla fine può essere in grado di fornire il miglior supporto grazie al proprio know how sull’argomento specifico.
Ma poi con che risultati? È noto che note software house italiane stanno chiedendo ai propri utenti (chiedendo? obbligando!) di ricomprare daccapo il software perché la versione in uso è “vecchia”. Lo ha fatto la Apra, lo sta facendo la Sistemi di Torino, lo sta facendo l’IBM con le sue ACG. Siamo fieri di dire che dopo 18 anni i nostri clienti non hanno mai dovuto aggiornare nulla, se non i sistemi operativi dei loro server e PC.

Regola n.6 – Farsi mettere tutto per scritto, soprattutto prima

Consiglio ad ogni azienda di stilare un documento scritto con una serie di esigenze applicative da passare alle software house. Nel documento, inserire una clausola di rescissione del futuro contratto se poi le applicazioni dovessero risultare inesistenti. In alternativa, scegliersi un consulente che abbia comprovate esperienze di controllo di gestione nel mondo vitivinicolo.

Regola n.7 – Non stabilire budget! Il software è il cespite più usato in cantina

Tutti sappiamo che una Panda costa meno di una BMW. La sicurezza, gli accessori, la velocità possono essere un discriminante tra scegliere un’auto da 10mila euro e una da 80mila. Ma perché nel caso del software si tende a risparmiare? È il cespite più utilizzato! Ci sarà un motivo per il quale uno costa più di un altro, basta chiederne il perché al proprio interlocutore.

Regola n.8 – I falsi miti

“L’AS/400 è più sicuro dei PC” (non è vero, conosco una cantina che ha perso tutti i dati)
“Gli Apple non prendono virus” (allora perché esistono gli antivirus pure sui Mac?)
“Questa applicazione? Certo, si può fare” (ma se dopo tanti anni non l’hai sviluppata, chiediamoci il perché)
“Stanno perdendo tutti i clienti” (infatti, si è visto)

Regola n.9 – Cercare di vedere i problemi a 360 gradi

In un’azienda vinicola tutti i settori sono importanti. Se un registro non è in regola, vi beccate una multa. Ma se una vendita viene fatta in perdita, vi beccate una perdita anche maggiore della multa. C’è poco da aggiungere.

Regola n.10 – La vicinanza territoriale non è importante, è importante che tutto funzioni a dovere

Una volta l’amministratore delegato di un’azienda del Valdobbiadene ci disse: “dovreste farvi una sede a Verona, perché i vostri colleghi della XY vengono qui in azienda un giorno si e un giorno pure”. Beh, nell’epoca del cloud, dove il backup dei nostri pad si trova in olanda, dove Word ed Excel sono sviluppati in India e dove ormai le regole agroalimentari sono tutte standardizzate a livello europeo (compresi i flussi telematici) mi chiedo a cosa serva la vicinanza territoriale. Serve pronta assistenza telematica, per risolvere il problema in minuti, e non ore o giorni. E serve stabilità di funzionamento. E anche un po’ di coraggio nelle scelte…

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